商品管理システムとは？システム導入によるメリットや業務効率化への成功のポイントを解説

商品管理システムとは？

商品管理システムとは、商品の仕入れから、販売完了までにおける商品の管理業務を一括で行うシステムのことです。仕入、売上、棚卸といった管理業務をシステム化することで合理化、効率化するためには欠かせないシステムです。

商品の実体を管理するものとして、商品の選定といった仕入の管理、仕入の事務手続き管理、荷受、保管管理などが挙げられます。一方で商品の計量、価値を管理するものとして、在庫管理、売上管理、棚卸といった管理があります。これらすべての管理業務を一括で管理することができるシステムを、総合的に商品管理システムと言います。

商品管理システムを導入するメリット

商品管理システムを導入するメリットとして

• 業務の効率化と正確性の向上を実現できる
• 自動化でコスト削減
• データを可視化して分析できる

といったメリットがあります。上記３つのメリットについて詳しく説明していきます。

業務の効率化と正確性の向上を実現できる

商品管理システムを導入することで、業務の効率化と正確性の向上を実現することができます。例えば、今まで商品番号を人が入力していた作業をシステム化することで、機械で商品を読み取ることが可能となり、商品番号の入力ミスがなくなることで正確性が上がります。さらにボタン１つで作業が完了するので、作業効率も一気に上がります。このように業務の効率化と正確性が向上することで、商品数が増加した場合にも柔軟に対応することができるようになるのです。

自動化でコスト削減

人間による手作業での入力や、計算などの業務には、手間と時間がどうしてもかかってしまいます。しかしシステムを導入することで、業務のスピードが上がり、業務に使っていた時間を別の作業の時間に使えるため、人件費の減少に繋がりコストの削減ができます。例えば、今まで棚卸を２人で作業していた場合、システムを導入することで、1人で作業することが可能となり、そこに関わっていた人の人件費を削減することができるのです。これは企業にとって大きなメリットと言えるでしょう。

データを可視化して分析できる

商品管理システムは、データを可視化して分析することできるといったメリットがあるといえます。なぜなら、今まで会社で使われてきたデータを、データベースに登録することで蓄積したデータをリアルタイムで取り出すことができるからです。例えば、商品の「在庫状況」といった、リアルタイムで確認したいデータにも当てはまります。

社内データがあることで、正確な仕入、維持が可能となり過剰な在庫管理や、欠品といった損失を防ぐことができるのです。商品管理業務には現状把握が大切です。

無駄があるもの、無理があるものを見つけ出して、省くことで非効率な部分を改善することができます。また現状を知ることで何を改善したらよいのか把握でき、効率よく対処することができます。このように、在庫管理をすることにより、在庫量を適切に保つことができ、過剰在庫の防止につながることからデータを可視化して分析することが大切であるといえるでしょう。

商品管理システムの導入前に確認しておくべきポイント

商品管理システムの導入前に確認しておくべきポイントとしては、

• 必要な機能を洗い出す
• 拡張性の高さを把握する
• サポート体制が整っているか確認する

といった３つのポイントを抑えましょう。それぞれ詳しく説明していきます。

必要な機能を洗い出す

必要な機能を洗い出す作業は慎重に検討すべき内容の一つです。必要な機能を洗い出すことで、無駄な機能をいれてしまうといった失敗を防ぐことができます。

自社に合わないシステムを導入してしまうと、多くの機能を利用しきれなかったり、必要な機能が備わってなかったり、導入することが失敗に繋がってしまう可能性がでてきてしまうため気を付けましょう。

必要な機能が入っている自社にあったシステムを選ぶことが重要です。

拡張性の高さを把握する

他のシステムとの連携が可能かどうかも選ぶ際に確認が必要です。

ソフトウェアのもつ機能に加えて、活用場面が多いシステムは付加的な価値として、さらにシステムを使用する上でのパフォーマンスの向上につながります。

また拡張性が高いシステムは、将来的にシステムの性能を強化することが可能なのかといったこともあげられます。事業が拡大して業務量が増えた場合にも、対応することができるのかといった課題にも対応できるよう、変化に強く、柔軟性に富んだサービスなのかどうかを見極めることが重要です。

サポート体制が整っているか確認する

システムの導入時には、サポート体制が整っているかを確認しましょう。どんなに最新の技術で優れていても、使いこなせなかったり、その機能を活用できなければ意味がありません。そのため、運用時にサポートがされているのかを確認することが必要です。サポート対応が有料となっている場合もありますので注意してください。

商品管理システムの種類と費用相場

商品管理システムの種類は大きく分けると、「オンプレミス型」「クラウド型」の2つに分かれており、ソフトの種類には「パッケージソフト」と「オーダーメイドソフト」があります。それぞれの特徴や費用について詳しく説明していきます。

オンプレミス型

• カスタマイズの自由度が高い
• 自社でセキュリティ強化を担保できる
• 初期コストが高額になりやすい

オンプレミス型とは、自社のシステムを自前で構築運用する方法で、社内にサーバーや通信回線、システムを構築し、自社で運用を行う形態を指します。システムを運用する上で必要であるサーバー・ストレージなどを調達する必要があるため、トータル費用がかかったり、運用・保守の手間がかかったりすることがあります。最低費用でも数百万ほどがかかります。またインターネットに接続しなくても利用できるサービスもあるのがオンプレミス型の特徴です。

クラウド型

• インターネット環境があればどこでも使用できる
• 初期コストを抑えて導入・運用が可能
• 保守・メンテナンスまで一任されている

クラウド型とは、Webの環境があればどこでもサービスを利用できるサブスクリプション方式のサービスです。

機能が制限されるエントリープランでは、数千円で利用できるものがありますが、一般的には月額利用で、数万円が相場となっております。

クラウド型は、サーバーの設置が不要で、導入コストは抑えることができますが、ランニングコストはかかってしまいます。またインターネットが接続できない場所では使うことが出来ないといったデメリットもありますが、バージョンアップも自動的に行われるのも人気の理由で近年ではクラウド型のシステムの導入が増えてきている傾向があります。

パッケージソフト

パッケージソフトとは、一般的に包装された状態で、既製品として販売されているソフトのことをいいます。パソコンにソフトをインストールして使用します。

特徴は、あらかじめ必要な機能が搭載されており、すぐに使える形で提供されているため、導入期間が短く、初期費用も安くなります。

パッケージソフトの費用の目安として、機能の充実性に応じて価格も変わってきますが、10万円程度です。

オーダーメイドソフト

オーダーメイドソフトとは、ゼロからシステムの構築をシステム会社に依頼して作るソフトのことを言います。特徴としては、自社で使いやすいように、自由に必要な機能を装備したシステムが作れるため、満足度が高く安心して利用することができます。その分相応の初期費用が発生します。

費用の目安として開発費用が数百万円から数千万円かかります。カスタマイズの規模によりコストは高くなります。またバージョンアップは別途費用がかかるなど保守費用もかかります。

オンプレミスとクラウドはどんな企業に適しているのか？

オンプレミス型のシステムは、自社内で運用していくことが基本となります。そのためオンプレミス型が適している企業は、システムの管理体制を社内で整えることが可能な企業です。システムの運用体制が整っている、中堅企業、大規模企業が適しているといえるでしょう。

クラウド型が適している企業は、自社で保守・メンテナンス更新をしなくて良いため、コストを抑えてシステムの導入をしたい企業、長期間サービスを利用する上で業務負担を軽減したい企業、中小企業や、スモールスタートから始めたい企業が適しています。

商品管理システムでおすすめしたい「PIM-ROBO」についてご紹介

商品管理システムでおすすめしたい商品管理システム「PIM-ROBO」についてご紹介していきます。

「PIM-ROBO」は、商品の情報を一元管理し、データの連携、顧客へのアプローチを効率化し売上最大限に貢献するPIMツールです。

商品管理システム「PIM-ROBO」の特徴として

• さまざまな商品の情報を一元管理
• 業務効率化
• メンテナンスの必要がない
• インターネット環境があればどこでも使える

といったことがあげられます。

さまざまな商品の情報を一元管理

商品管理システム「PIM-ROBO」は一般製品から、複雑な分類をもつ工業用の製品まで、さまざまな商品のスペックやプロパティ情報を一元管理することができます。商品情報の管理の仕方は、カテゴリ・シリーズ・型式のツリー構造で分けられており、階層構造をもつことで、分かりやすく、さまざまな商品を柔軟に管理することが可能となります。

業務効率化

商品管理システム「PIM-ROBO」を活用することで、業務の効率化が図れます。

商品情報管理業務には、商品の量が多くなるとともに時間と手間がかかってしまいます。

しかし「PIM-ROBO」には、商品情報を管理しやすくするための仕組みが備わっているため、入力の時間を短縮できたり、入力ミスを防ぐといった正確性の向上が期待できます。さらに登録したデータを、条件によって抽出することができる便利な機能もあります。またデータをWebやカタログへ連携することも可能であり、仕様値比較表を出力しプロモーションの情報として活用するなど、簡単に効率よくマルチチャネルの配信にも対応することができるといったメリットがあります。日々増加する商品の種類や情報が散乱し、データ管理が困難な企業におすすめしたいシステムです。

メンテナンスの必要がない

自社のサーバーを用意してシステムの運用をする場合は、日々のメンテナンスが必要となってきます。そのため障害が起きた場合や、バージョンアップする際に、バックアップをとったり、セキュリティへの配慮など様々な業務と手間がかかってしまいます。しかし、クラウド管理している「PIM-ROBO」では、このようなメンテナンスをベンダーが一任しているので、管理する必要がありません。

インターネット環境があればどこでも使える

商品管理システム「PIM-ROBO」は、クラウド型と呼ばれる種類のシステムであるため、インターネット環境があればどこでも、どの端末でも使用することができます。環境にとらわれない、さまざまなクラウドサービスが登場していますが、このようなシステムは、自社でサーバーを用意する必要がなく、低コストでの利用開始ができ、在宅勤務在宅勤務といった勤務形態の企業にも、インターネット環境があれば会社に出社せず活用することができます。

まとめ

商品管理システムは、商品の仕入、生産、保管、配送、陳列などを把握し、販売との関係において効率よく管理するために欠かせないシステムであります。手作業で行っていた業務の効率化や、適切な在庫管理、商品の分類や種別の把握、商品回転率を高める役割を果たします。近年、情報処理技術の発達によって促進化されており、商品管理業務がシステム化されています。自社に適したシステムの導入をすることで、より迅速で的確な商品管理を行うことができることでしょう。