商品管理データベースとは？メリット・デメリット、商品管理システムまで分かりやすく説明

商品管理の重要性

まず始めに、企業経営における商品管理の重要性について説明します。

商品管理とは

商品管理の定義は、「仕入れから販売完了に至る商品の流れを合理化し、効率化するための管理活動をいう」（出典　小学館　日本大百科全書(ニッポニカ)）とされています。

商品管理は、在庫管理を含んだ物品管理の幅広い領域を意味します。製造業であれば、商品の現在や部品の納入から在庫の管理、取引先への納品が商品管理に含まれます。また、小売業であれば、商品の仕入れから在庫の管理だけでなく、どのような商品をどのような顧客に向けてどのように販売するのかといった販売戦略も商品管理に含まれます。

したがって、商品管理は在庫管理よりも幅広い業務範囲を含んだ言葉となります。

キャッシュフローの改善

企業経営における商品管理の重要である一つ目の理由は、キャッシュフローの改善です。

適正な商品管理が行われていない場合、在庫過多や在庫切れが発生しやすくなります。例え売れ筋商品だったとしても、在庫過多となってしまった場合は、倉庫の保管スペースを圧迫するなど、商品管理コストの増加につながります。また、保管期間が長くなった場合は商品の劣化など品質の面でも問題が出てくる可能性が高くなります。逆に、在庫切れの場合は、貴重な販売機会を失うことになります。したがって、適正な商品管理を行うことは会社のキャッシュフローの改善につながります。

仕入れ量の適正化

企業経営における商品管理の重要である二つ目の理由は、仕入れ量の適正化です。

商品管理により、販売実績や在庫数から需要予測をデータ分析することにより、仕入れ量の適正化が可能となります。商品管理における需要予測とは、取扱商品の中で、どの商品が、いつ、どれくらい販売されるかを予測しながら仕入れを行う方法です。在庫過多は、商品管理コストを増加させ、在庫切れは貴重な商機を逃してしまします。したがって、適正な商品管理を行うことで需要予測に基づいた仕入れ量の適正化が可能となります。

商品管理の課題

ここからは商品管理の課題について説明します。

商品管理における主な課題には以下の3つがあります。

・ヒューマンエラー

・在庫のロケーション管理

・在庫数の適正化

以下、順番に説明します。

ヒューマンエラー

商品管理における課題の一つ目はヒューマンエラーです。在庫管理をエクセル等で行っている場合は特に、手作業でデータの入力作業が必要となるためヒューマンエラーが発生するリスクが高まります。正確な在庫数がデータ上で確認できないといった状態では、担当者が在庫数の確認をする必要性が出てくるなど、作業量の増加につながり商品管理コストの増加につながってしまいます。

在庫のロケーション管理

商品管理における課題の二つ目は在庫のロケーション管理です。ロケーション管理とは、商品を保管する場所の管理を意味する言葉です。ロケーション管理が適正化されていない場合は、作業効率の悪化や製品の劣化につながります。在庫のロケーション管理の適正化を行うためには、ルール作りと徹底が重要です。

在庫数の適正化

商品管理における課題の三つ目は在庫数の適正化です。ヒューマンエラー等により、正確な在庫数管理ができていない場合は、在庫過多や在庫切れによる商品管理コストの増大、商品販売の機会損失につながる可能性があります。したがって、正確な在庫数を把握し、在庫数の適正化を行うことは経営上の利益を最大化する上でも重要です。

Excelでの商品データベース管理のメリット・デメリット

これまでに商品管理の重要性について説明しました。簡易的な商品管理であれば、エクセルを用いた商品データベースを活用することができます。ここからは、エクセルを活用した、商品データベース管理のメリット・デメリットについて説明します。

Excelでの商品データベース管理のメリット

Excelでの商品データベース管理のメリットには、以下の2つがあります。

・コストをおさえられる

・誰でも使える

エクセルによる商品管理データベースを利用する一番のメリットはコストをおさえられるという点です。エクセルは通常業務で活用するツールであるため、エクセルでの商品データベース管理を行う場合は、別途商品管理をするためのツールを導入する必要はありません。したがって、簡易的な商品管理であればコストを最小限に抑えての導入が可能となります。

また、エクセルは多くの方が操作方法に慣れているため、データの入力や編集といった作業も周知しやすいといったメリットがあります。

Excelでの商品データベース管理のデメリット

Excelでの商品データベース管理のデメリットとしては、以下の2つがあります。

・膨大なデータ、複雑なデータでは管理コストが高まる

・業務管理コストと比べると機能が少ない

エクセルでの商品データベース管理は、膨大なデータを取り扱う場合や複雑なデータの取り扱いには向いていません。エクセルでは取り扱えるデータ量に制限があり、データ量が多くなると処理速度が遅くなります。また、エクセルで複雑なデータを管理、運用していくためには、エクセルで作成した商品データベースのメンテナンスを行う必要があり、自社で維持する場合は人件費、専門家へ外注する場合も外注費が発生するためコストが発生します。

なお、エクセルでの商品データベース管理では共同作業がしづらいというデメリットがあります。一度書面に記録したデータをエクセルに入力する必要があるため、入力ミスの可能性もでてきます。正確な在庫数の管理やリアルタイムでの情報共有が困難な場合は、在庫過多や在庫切れのリスクも高まります。

また、商品管理システムと比べるとチェック機能などの機能が少ないため、ヒューマンエラーが発生しやすいといったデメリットもあります。ヒューマンエラーが発生し、正確な在庫数の確認ができない場合は、担当者による在庫数の確認の必要性が出るなど商品管理のコスト増にもつながります。

商品管理システム「PIM-ROBO」でできること

大量の商品情報を一元管理

エクセルによる商品管理データベースでは管理が難しい膨大なデータや複雑なデータであっても、商品管理システムであれば問題なく対応が可能です。商品管理システムであれば、商品管理に関するあらゆる情報を一元管理することが可能です。工業用製品（FA製品）や、電子部品の各プロパティ（使用項目・仕様値）といった複雑なデータであっても、あらゆる情報を正確に管理することが可能です。

定義作成・仕様値入力

使用項目をグルーピングできる階層構造を設けること可能で、より明確に仕様を管理しやすい仕組みとなっています。エクセルによる商品管理データベースでは取り扱いが難しい複雑な情報であっても、分かりやすく情報を管理することが可能となります。

スピーディー正確に仕様値入力

商品管理システム「PIM-ROBO」」ではエクセルによる商品管理データベースへの入力と比べ圧倒的に早く、正確な入力が可能となります。製品型番によるタイプ別の仕様値入力が可能で、型式基準の各要素の依存するパターンを定義することで、簡単に効率よく仕様値を入力することができます。エクセルによる商品データベース管理の場合は、一度書面に記録したデータをエクセルに入力する必要がありますが、商品管理システム「PIM-ROBO」であれば、直接リアルタイムで商品管理データベースへの情報入力が可能となります。

ブラウザ閲覧

エクセルによる商品管理データベースを利用する場合は、共同作業がしづらいというデメリットがあります。商品管理システム「PIM-ROBO」であれば、共同作業も問題なく実施でき、リアルタイムの情報の反映が可能です。ブラウザアプリを活用することで、あらゆる端末から操作でき、閲覧からデータ出力までどこでもいつでも操作可能です。

柔軟なシステム連携ファイル出力

データの出力は、Excelファイル、HTMLで可能です。データ共有はもちろん、商品カタログ作成やWebサイト作成の際にも便利です。商品管理システム内にあるデータから必要な情報を抽出し、加工することが可能です。エクセルによる商品管理データベースと比較しても簡単にデータの活用が可能です。

ドラック＆ドロップで簡単操作

商品管理システム「PIM-ROBO」では、エクセルでの商品管理データベースと比較し、操作性が簡単です。

操作性を重視されているため、ドラックアンドドロップや、コピー入力など、複雑な作業が簡単に実現できます。シンプルで簡単に作業が行えることでヒューマンエラーの防止にもつながります。

商品管理システム導入のメリット

ここからは、商品管理システム導入のメリットについて説明します。

現場と会社のそれぞれのメリットについて説明します。

現場のメリット

商品管理システムを導入することで得られる現場のメリットには、大きく以下の二つがあります。

・作業の効率化

・人的ミスの防止

商品管理をエクセルで行う場合は、倉庫の在庫状況を一度書面に記録したうえでエクセルに入力する流れとなります。しかし、商品管理ステムを導入した場合は、倉庫内でバーコードから情報を読み込むことで、システムにリアルタイムで商品の在庫状況を登録、反映させることも可能となります。

また、一度書面に記録したデータをエクセルに入力する場合は、人的ミスが発生する可能性があります。商品管理システムを活用すれば、作業の効率化だけでなく、正確に在庫状況をシステムに反映することが可能となります。

会社のメリット

商品管理システムを導入することで得られる会社のメリットには、大きく以下の二つがあります。

・在庫過多・在庫切れの防止

・管理コストの削減

商品管理システムを導入していない場合は、正確な在庫数の管理できず、在庫過多や在庫切れが発生するリスクが高まります。商品管理システムを活用している場合は、正確な在庫数管理が可能となり、リアルタイムの情報を確認できるため、在庫過多・在庫切れのリスク防止につながります。

また、商品管理システムを導入していない場合は、在庫過多となり倉庫の保管スペースを圧迫してしまったり、正確な在庫数が管理できていない場合は、担当者による在庫確認の手間が必要となるなど、商品管理コストが高まります。商品管理システムを導入し、正確な在庫数管理をリアルタイムで行うことにより商品管理コストの削減につながります。

まとめ

この記事では商品管理について、データベースの作成から、メリット・デメリット、商品管理システムの導入まで説明しました。簡易的な商品管理データベースであればエクセルでも十分に対応が可能です。しかし、膨大なデータや複雑なデータを取り扱う必要がる場合は、エクセルでの商品管理データベースでは、処理速度が遅くなったり、ヒューマンエラーによる商品管理コストの増大、また、エクセルの商品管理データベースのメンテナンスのためのコストが増加するなどのリスクがあります。また、正確な在庫数の把握ができないといった状況では、在庫過多や在庫切れが発生しやすくなります。在庫過多は商品管理コストの増加、在庫切れは貴重な商機を逃すことにつながってしまいます。適正な商品管理を行うことは経営上も重要な役割を担っています。したがって、エクセルでの商品データベース管理では対応が難しい場合は商品管理システムの導入を検討すると良いでしょう。今回紹介させていただいた内容を参考に、自社の商品管理に役立てていただけると幸いです。